Één drukwerkleverancier helpt je het aantal crediteuren te verminderen door alle grafische opdrachten te bundelen bij één partij. In plaats van aparte facturen, contactpersonen en contracten voor visitekaartjes, brochures, displays en verpakkingen, beheer je alles via één leverancier. Dit artikel bespreekt de verborgen kosten van een versnipperd leveranciersbestand, hoe consolidatie in de praktijk werkt en wanneer het niet de juiste keuze is.
Hoeveel crediteuren creëert drukwerk gemiddeld in een organisatie?
Een middelgrote organisatie werkt al snel met vijf tot tien verschillende leveranciers voor drukwerk en grafische producten. Denk aan een lokale drukker voor briefpapier, een specialist voor etiketten, een andere partij voor beursdisplays en nog een leverancier voor promotiemateriaal. Elk van die relaties genereert een aparte crediteur in de boekhouding.
De exacte omvang verschilt per sector en organisatiegrootte, maar de tendens is duidelijk: hoe breder het productassortiment dat een organisatie nodig heeft, hoe meer leveranciers er doorgaans in het spel zijn. Marketingafdelingen bestellen bij andere partijen dan de inkoopafdeling, en bij groei of fusies stapelen leveranciersrelaties zich verder op. Organisaties die meerdere vestigingen hebben, lopen extra risico op duplicatie: dezelfde productcategorie wordt dan bij verschillende regionale leveranciers ingekocht.
Wat zijn de verborgen kosten van meerdere drukwerkleveranciers?
De verborgen kosten van meerdere drukwerkleveranciers zitten niet alleen in de inkoopprijs, maar vooral in de tijd en aandacht die leveranciersbeheer vraagt. Elke extra crediteur betekent meer factuurverwerking, meer betalingsmomenten, meer contactmomenten en meer kans op fouten of miscommunicatie.
Concreet gaat het om de volgende kostenposten die organisaties vaak onderschatten:
- Administratieve lasten: Iedere leverancier heeft eigen factuurformaten, betalingstermijnen en inkoopnummers. Meer leveranciers betekent meer werk voor de crediteurenadministratie.
- Tijdsinvestering bij inkoop: Offertes opvragen, leveranciers vergelijken en contracten beheren kost tijd die medewerkers niet aan hun kerntaken kunnen besteden.
- Kwaliteitsverschillen: Wanneer huisstijlmaterialen bij meerdere partijen worden gedrukt, ontstaan er al snel kleurafwijkingen en inconsistenties. Dit schaadt de merkbeleving.
- Gebrek aan overzicht: Zonder centraal zicht op alle lopende grafische opdrachten is het moeilijk om budgetten te bewaken of te sturen op levertijden.
- Hogere inkoopkosten per eenheid: Wie orders verspreidt over meerdere leveranciers, verliest volume per partij en daarmee onderhandelingsmacht op prijs en service.
Deze kosten zijn zelden zichtbaar in één budgetpost, maar ze tellen op. Organisaties die het leveranciersbestand voor drukwerk en grafische producten hebben geconsolideerd, rapporteren doorgaans een merkbare daling in de administratieve werkdruk.
Hoe werkt crediteurenbeheer via één grafische partner?
Crediteurenbeheer via één grafische partner werkt doordat alle grafische opdrachten worden samengevoegd onder één contract, één contactpersoon en één factuurstroom. In plaats van tien aparte crediteuren voor drukwerk behoudt de organisatie er één, ongeacht hoeveel verschillende producten er worden afgenomen.
In de praktijk verloopt dit als volgt: de grafische partner neemt het volledige proces over, van advies en ontwerp tot productie en levering. De inkoop- of marketingafdeling legt opdrachten neer bij één aanspreekpunt, dat vervolgens de juiste productiemethode en eventuele gespecialiseerde toeleveranciers regelt. Voor de organisatie zelf blijft er één factuur, één leverancier in het systeem en één relatie om te onderhouden.
Voordelen van dit model voor de crediteurenadministratie:
- Minder factuurregels te verwerken per periode
- Eén betalingstermijn en één betaalmoment per factuurcyclus
- Eenvoudiger budgetbewaking doordat alle grafische uitgaven op één plek zichtbaar zijn
- Minder kans op fouten bij het koppelen van facturen aan inkooporders
Voor grotere organisaties of bedrijven met meerdere vestigingen is dit model bijzonder relevant, omdat het ook de interne afstemming vereenvoudigt: iedereen weet bij wie ze terechtkunnen voor grafische producten.
Welke grafische producten kan één leverancier realistisch bundelen?
Een full-service grafische partner kan realistisch alle gangbare drukwerk- en promotieproducten bundelen die een organisatie regelmatig nodig heeft. Dat omvat zowel huisstijldrukwerk als promotiemateriaal, verpakkingen en displaymateriaal, mits de leverancier beschikt over een breed productienetwerk.
In de praktijk gaat het om productcategorieën als:
- Huisstijldrukwerk: visitekaartjes, briefpapier, enveloppen, formulieren
- Communicatiemateriaal: brochures, folders, flyers, magazines, catalogi
- Boeken en documentatie: softcover- en hardcoverboeken, handleidingen, jaarverslagen
- Etiketten en verpakkingen: etiketten op rol, brievenbusdozen, magneetdozen
- Displaymateriaal: wobblers, toonbankdisplays, lifesizers, piramidedisplays
- Beursmateriaal en buitenreclame: roll-up banners, abri’s, banderollen
- Relatiegeschenken en samengestelde pakketten: notitieboekjes, kalenders, relatiepakketten
De sleutel zit in het netwerk van de leverancier. Een partij die alleen een eigen drukpers heeft, kan dit assortiment niet waarmaken. Een grafische partner met een breed netwerk van gespecialiseerde producenten wel. Vraag bij consolidatie altijd concreet na welke productcategorieën de leverancier zelf produceert en welke hij uitbesteedt, zodat je weet hoe de regie en kwaliteitscontrole zijn geregeld.
Wanneer is consolidatie naar één drukwerkleverancier niet geschikt?
Consolidatie naar één drukwerkleverancier is niet altijd de juiste keuze. Het model werkt minder goed wanneer een organisatie sterk gespecialiseerde producten nodig heeft waarvoor diepgaande nichekennis vereist is, of wanneer de volumes per productcategorie zo laag zijn dat er nauwelijks schaalvoordeel te behalen valt.
Situaties waarin consolidatie minder voor de hand ligt:
- Zeer gespecialiseerde producten: Organisaties die bijvoorbeeld technisch hoogwaardige verpakkingen met specifieke certificeringen nodig hebben, kunnen beter een gespecialiseerde leverancier aanhouden naast een algemene grafische partner.
- Bestaande langdurige contracten: Als er meerjarige raamcontracten lopen met specifieke leveranciers, is consolidatie pas zinvol bij contractverlenging.
- Sterk decentrale inkoop: In organisaties waar vestigingen volledig autonoom inkopen en er geen centrale coördinatie is, vergt consolidatie eerst een interne organisatieverandering.
- Incidentele behoefte: Wie slechts sporadisch en in kleine volumes drukwerk bestelt, heeft weinig te winnen bij een vaste leveranciersrelatie en kan beter per opdracht vergelijken.
Het is verstandig om eerst in kaart te brengen welk deel van het huidige leveranciersbestand voor drukwerk en grafische producten een realistische kandidaat is voor bundeling. Dat geeft een realistisch beeld van de mogelijke besparing op crediteurenbeheer.
Hoe start een organisatie met het consolideren van drukwerkleveranciers?
Een organisatie start met het consolideren van drukwerkleveranciers door eerst een overzicht te maken van alle huidige leveranciers, de bijbehorende productcategorieën en de jaarlijkse volumes. Dat inzicht maakt zichtbaar welke leveranciers overlappen en welk deel van het assortiment bij één partij ondergebracht kan worden.
Een praktische aanpak in stappen:
- Breng het leveranciersbestand in kaart: Verzamel alle actieve crediteuren voor drukwerk en grafische producten. Noteer per leverancier welke producten worden afgenomen en wat het jaarvolume is.
- Identificeer overlappingen: Zoek naar categorieën die bij meerdere leveranciers worden ingekocht. Dit zijn de eerste kandidaten voor bundeling.
- Stel eisen op voor de nieuwe partner: Bepaal welke productcategorieën, levertijden, kwaliteitseisen en rapportagemogelijkheden de nieuwe leverancier moet kunnen bieden.
- Selecteer en test: Start met een pilot voor een beperkt deel van het assortiment. Zo beoordeel je de samenwerking in de praktijk voordat je het volledige leveranciersbestand consolideert.
- Faseer de overgang: Beëindig bestaande leveranciersrelaties pas als de nieuwe partner bewezen heeft te leveren. Zo voorkom je leveringsrisico’s tijdens de transitie.
Betrek zowel de inkoop- als de marketingafdeling bij dit proces. Drukwerk wordt vaak vanuit beide afdelingen besteld, en draagvlak aan beide kanten maakt de overgang soepeler.
Hoe Printing Group Netherlands helpt met het verminderen van crediteuren
Wij zijn een full-service grafische partner die het volledige grafische proces uit handen neemt, van advies en ontwerp tot productie en levering. Organisaties die meerdere grafische leveranciers beheren, kunnen bij ons alle opdrachten bundelen onder één dak. Dat betekent concreet:
- Één aanspreekpunt voor alle grafische producten, van visitekaartje tot beursstand
- Één factuurstroom en daarmee minder crediteuren in de boekhouding
- Toegang tot een breed netwerk van grafische specialisten, zodat ook complexe of afwijkende opdrachten worden opgepakt
- Een online klantenportaal voor efficiënt bestelbeheer en overzicht over lopende opdrachten
- Persoonlijk advies bij materiaalkeuze, formaten en afwerkingen, zodat kwaliteit en huisstijl consistent blijven
- Oplossingen op maat voor zowel kleine organisaties als multinationals met meerdere vestigingen
Wil je weten hoeveel leveranciers je kunt samenvoegen en wat dat oplevert voor je organisatie? Bekijk onze grafische dienstverlening of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Printing Group Netherlands denkt graag met je mee over een efficiëntere aanpak van je drukwerkbeheer.
