Terugkerende drukwerkbestellingen organiseer je door een centraal overzicht te maken van alle grafische producten die je regelmatig nodig hebt, vaste afspraken te maken over hoeveelheden en frequentie, en het bestelproces zoveel mogelijk te standaardiseren. Dit geldt voor elke organisatie die regelmatig drukwerk afneemt, van kleine bedrijven tot grote instellingen met meerdere vestigingen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over drukwerkbeheer, van het in kaart brengen van je behoeften tot het slim bundelen van opdrachten.
Welke drukwerkproducten komen het vaakst terug in een vaste bestelling?
De meest terugkerende drukwerkproducten zijn visitekaartjes, briefpapier, enveloppen, folders en brochures. Dit zijn de huisstijlproducten die organisaties continu nodig hebben voor dagelijkse communicatie, acquisitie en informatievoorziening. Daarnaast bestellen veel organisaties regelmatig flyers, displays en promotiemateriaal voor campagnes of evenementen.
Welke producten bij jouw organisatie terugkeren, hangt af van de sector en de manier waarop je communiceert. Een school bestelt vaker informatieboekjes en ouderbrochures, terwijl een productiebedrijf regelmatig etiketten en verpakkingen nodig heeft. Zorgorganisaties werken vaak met informatiefolders en formulieren. Herkenbare categorieën voor vrijwel elke organisatie zijn:
- Huisstijldrukwerk: visitekaartjes, briefpapier, enveloppen, notitieboekjes
- Communicatiemiddelen: folders, flyers, brochures, magazines
- Promotiemateriaal: banners, roll-upbanners, displays, wobblers
- Functioneel drukwerk: etiketten, formulieren, handleidingen, verpakkingen
- Seizoensgebonden producten: kalenders, relatiegeschenken, beursmateriaal
Door deze categorieën te kennen, kun je gerichter plannen en voorkom je dat je telkens ad hoc moet bestellen.
Hoe maak je een overzicht van al je drukwerkbehoeften?
Je maakt een overzicht van je drukwerkbehoeften door alle grafische producten die je organisatie gebruikt systematisch te inventariseren, inclusief wie ze bestelt, hoe vaak en in welke hoeveelheden. Begin bij de afdelingen die het meest bestellen, zoals marketing, communicatie en inkoop.
Een praktische aanpak is om een intern formulier of spreadsheet te gebruiken waarin je per product de volgende informatie vastlegt:
- Productnaam en specificaties (formaat, papiersoort, afwerking)
- Gemiddelde afname per maand of kwartaal
- Welke afdeling of vestiging het product gebruikt
- Huidige leverancier en doorlooptijd
- Eventuele seizoenspieken of campagnemomenten
Dit overzicht geeft je direct inzicht in welke producten je kunt standaardiseren, welke je kunt bundelen en waar je mogelijk te veel of te weinig bestelt. Doe deze inventarisatie minstens één keer per jaar en actualiseer hem bij nieuwe campagnes of organisatiewijzigingen.
Wat is het verschil tussen losse bestellingen en een raamcontract voor drukwerk?
Bij losse bestellingen bestel je drukwerk per opdracht, zonder vaste afspraken over prijs, hoeveelheid of frequentie. Een raamcontract is een vooraf gemaakte overeenkomst met een grafische partner over vaste producten, prijzen en leveringsvoorwaarden voor een bepaalde periode, waardoor je sneller en goedkoper kunt bestellen.
Voordelen van losse bestellingen
Losse bestellingen geven je volledige flexibiliteit. Je bestelt precies wat je op dat moment nodig hebt, zonder verplichtingen. Dit is handig voor eenmalige projecten of producten die sterk variëren per campagne. Het nadeel is dat je elke keer opnieuw offertes aanvraagt, specificaties doorstuurt en leveranciers vergelijkt. Dat kost tijd en leidt vaak tot hogere stuksprijzen.
Voordelen van een raamcontract
Met een raamcontract leg je vooraf afspraken vast over terugkerende producten. Je profiteert van vaste prijzen, kortere doorlooptijden en minder administratief werk. De grafische partner kent jouw huisstijl, specificaties en wensen al, waardoor elke nieuwe bestelling sneller verloopt. Voor organisaties die regelmatig dezelfde producten afnemen, is dit een efficiëntere en vaak goedkopere manier van werken.
Hoe bepaal je de juiste bestelhoeveelheid en -frequentie?
De juiste bestelhoeveelheid bepaal je door je historisch verbruik als uitgangspunt te nemen en daar een marge voor te hanteren. Bestel je te weinig, dan loop je het risico op tekorten en spoedbestellingen. Bestel je te veel, dan heb je opslagkosten en loop je het risico dat drukwerk veroudert door gewijzigde informatie of huisstijl.
Houd bij het bepalen van de bestelhoeveelheid rekening met:
- Gemiddeld verbruik: hoeveel stuks gebruik je per maand of kwartaal?
- Doorlooptijd: hoe lang duurt het voordat een nieuwe bestelling geleverd wordt?
- Houdbaarheid: bevat het drukwerk datums, prijzen of andere informatie die snel veroudert?
- Opslagcapaciteit: hoeveel ruimte heb je beschikbaar voor voorraad?
- Kortingsdrempels: biedt de leverancier betere prijzen bij grotere oplages?
Een veelgebruikte methode is de minimumvoorraadmethode: stel een minimumvoorraad in en bestel automatisch bij zodra je die grens bereikt. Zo voorkom je tekorten zonder te grote voorraden aan te houden.
Welke tools of systemen helpen bij het beheren van drukwerkbestellingen?
Voor het beheren van drukwerkbestellingen zijn er verschillende tools nuttig: van eenvoudige spreadsheets voor kleine organisaties tot gespecialiseerde online bestelportalen voor grotere bedrijven met meerdere vestigingen of afdelingen. De juiste keuze hangt af van het volume en de complexiteit van je drukwerkbeheer.
Eenvoudige oplossingen voor kleinere organisaties
Een gedeelde spreadsheet of een eenvoudige inkoopmodule in je ERP-systeem is voor veel kleinere organisaties voldoende. Leg daarin per product de specificaties, minimumvoorraden en bestelfrequentie vast. Koppel dit aan een vaste contactpersoon bij je grafische leverancier, zodat bestellingen snel en foutloos verlopen.
Online bestelportalen voor grotere organisaties
Grotere organisaties, zeker die met meerdere vestigingen, profiteren van een online bestelportaal dat specifiek is ingericht voor hun drukwerk. In zo’n portaal staan goedgekeurde producten klaar met de juiste specificaties en prijzen. Medewerkers kunnen zelfstandig bestellen binnen vaste kaders, zonder dat de marketing- of inkoopteams elke bestelling hoeven goed te keuren. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten in huisstijl of specificaties.
Wanneer is het slim om drukwerk te bundelen in één opdracht?
Drukwerk bundelen in één opdracht is slim wanneer je meerdere producten tegelijk nodig hebt, dezelfde papiersoort of afwerking gebruikt, of wanneer je de drukkosten wilt verlagen door gebruik te maken van grotere oplages. Bundelen bespaart ook op transport- en administratiekosten.
Concrete situaties waarin bundelen voordelig is:
- Je start een nieuwe campagne waarbij je folders, flyers en displays tegelijk nodig hebt
- Je huisstijl wordt vernieuwd en meerdere producten moeten worden bijgewerkt
- Je wilt aan het begin van een kwartaal alle benodigde producten in één keer bestellen
- Meerdere afdelingen of vestigingen hebben dezelfde producten nodig
Let wel op: bundelen heeft alleen zin als de producten ook daadwerkelijk tegelijk nodig zijn. Drukwerk dat snel veroudert of campagnespecifiek is, kun je beter los bestellen om te voorkomen dat je grote voorraden overhoudt die je niet meer kunt gebruiken.
Hoe Printing Group Netherlands helpt met terugkerende drukwerkbestellingen
Als je drukwerkbeheer wilt stroomlijnen, biedt Printing Group Netherlands een complete oplossing. Wij nemen het volledige grafische proces uit handen, van advies en ontwerp tot productie en levering. Concreet helpen we je met:
- Een persoonlijk overzicht van al jouw terugkerende grafische producten, inclusief specificaties en bestelhistorie
- Vaste prijsafspraken voor terugkerende bestellingen, zodat je niet elke keer opnieuw offertes hoeft aan te vragen
- Een online klantenportaal waarin jouw medewerkers en vestigingen zelfstandig kunnen bestellen binnen goedgekeurde kaders
- Voorraadbeheer en tijdige levering, ook bij spoedbestellingen of onverwachte situaties
- Eén aanspreekpunt voor al je grafische producten, van visitekaartje tot display en van briefpapier tot verpakking
Wil je weten hoe wij jouw drukwerkbeheer concreet kunnen verbeteren? Bekijk onze diensten of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
