Het aantal leveranciers binnen je organisatie verminderen doe je door gelijksoortige inkoopcategorieën samen te voegen en onder te brengen bij één of enkele vaste partners. Voor grafische producten en drukwerk betekent dit concreet: alle opdrachten voor huisstijlmateriaal, promotiemateriaal en verpakkingen bij één grafische partner plaatsen in plaats van bij tien verschillende drukkers. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over leveranciersconsolidatie, van het in kaart brengen van je huidige bestand tot het stap voor stap implementeren van een reductieplan.
Wat zijn de nadelen van te veel leveranciers?
Te veel leveranciers leiden tot hogere beheerkosten, meer administratieve fouten en minder onderhandelingsmacht. Elke leverancier vraagt om een eigen inkoopproces, factuurstroom, contactpersoon en kwaliteitscontrole. Hoe meer leveranciers je beheert, hoe meer tijd en geld je kwijt bent aan processen die niets toevoegen aan je kernactiviteiten.
In de praktijk zien organisaties met een gefragmenteerd leveranciersbestand de volgende problemen ontstaan:
- Hogere administratiekosten: elke leverancier genereert aparte offertes, orders, facturen en crediteurenmutaties.
- Gebrek aan overzicht: het is moeilijk te controleren of je overal dezelfde kwaliteits- en huisstijlstandaarden hanteert.
- Minder inkoopkracht: kleine orders verspreid over veel leveranciers leveren zelden volumekortingen op.
- Hogere risico’s: hoe meer leveranciers, hoe groter de kans op miscommunicatie, vertragingen of kwaliteitsverschillen.
- Tijdverlies: medewerkers op inkoop- en marketingafdelingen besteden onnodig veel tijd aan leverancierscontact en orderopvolging.
Leveranciersbeheer is op zichzelf al een vak. Als je organisatie tientallen grafische leveranciers heeft voor visitekaartjes, folders, banners, displays en verpakkingen, dan is de kans groot dat dit meer kost dan het oplevert. Leveranciersconsolidatie is dan een logische stap om de inkoop te optimaliseren.
Hoeveel leveranciers heeft een organisatie gemiddeld nodig?
Er is geen universeel getal, maar de vuistregel is: zo weinig mogelijk zonder de continuïteit en kwaliteit in gevaar te brengen. Voor een specifieke categorie zoals grafische producten en drukwerk is het in de meeste gevallen mogelijk om met één of twee leveranciers te volstaan, mits die leveranciers een breed assortiment en voldoende productiecapaciteit hebben.
Het optimale aantal leveranciers hangt af van:
- de diversiteit van je inkoopbehoeften binnen een categorie
- de risicotolerantie van je organisatie (wil je een back-upleverancier?)
- de schaalgrootte van je organisatie en het inkoopvolume
- de mate waarin leveranciers een volledig dienstenpakket kunnen bieden
Grotere organisaties met meerdere vestigingen of een breed assortiment aan grafische producten kiezen er steeds vaker voor om te werken met één full-service grafische partner. Dat beperkt het aantal crediteuren, vereenvoudigt het inkoopproces en zorgt voor consistente kwaliteit over alle uitingen heen.
Hoe breng je het huidige leveranciersbestand in kaart?
Je brengt je leveranciersbestand in kaart door een gestructureerde analyse te maken van alle actieve leveranciers, hun categorieën, het inkoopvolume per leverancier en de bijbehorende beheerlasten. Begin bij je crediteurenlijst of inkoopregistratie en filter op leveranciers die in de afgelopen twaalf maanden minimaal één factuur hebben gegenereerd.
Gebruik daarna de volgende stappen om overzicht te creëren:
- Exporteer alle actieve leveranciers uit je financiële systeem of ERP.
- Categoriseer per type product of dienst (drukwerk, kantoorartikelen, IT, enzovoort).
- Noteer het jaarlijkse inkoopvolume per leverancier en per categorie.
- Inventariseer overlappende leveranciers: welke leveranciers leveren vergelijkbare producten?
- Beoordeel de beheerbelasting: hoeveel tijd kost elke leverancier aan contact, offertes en orderverwerking?
Een eenvoudige spreadsheet met deze gegevens geeft al snel inzicht in waar de grootste consolidatiemogelijkheden liggen. In veel organisaties blijkt dat een groot deel van de leveranciers slechts een klein deel van het inkoopvolume vertegenwoordigt. Dit zijn de eerste kandidaten voor uitfasering.
Welke criteria gebruik je om leveranciers te selecteren en samen te voegen?
Je selecteert en consolideert leveranciers op basis van vier hoofdcriteria: productbreedte, kwaliteit en betrouwbaarheid, service en flexibiliteit, en totale inkoopkosten. Een leverancier die breed genoeg is om meerdere productcategorieën te dekken, scoort hoger dan een specialist die slechts één product levert.
Hieronder een overzicht van de belangrijkste selectiecriteria:
- Productbreedte: kan de leverancier alle of het grootste deel van de producten in een categorie leveren?
- Kwaliteit: levert de leverancier consistent op het gewenste kwaliteitsniveau?
- Betrouwbaarheid: haalt de leverancier afgesproken levertijden en reageert hij snel bij problemen?
- Serviceniveau: biedt de leverancier persoonlijk contact, advies en maatwerkoplossingen?
- Digitale integratie: is er een online portaal of bestelplatform dat je inkoopproces vereenvoudigt?
- Totale kosten: wat zijn de volledige kosten inclusief beheer, communicatie en eventuele fouten?
Bij grafisch drukwerk is het verstandig te kiezen voor een partner die niet alleen productie verzorgt, maar ook grafisch advies, ontwerp en kwaliteitscontrole kan bieden. Zo hoef je niet meerdere partijen aan te sturen voor één project.
Wat zijn de voordelen van werken met één grafische partner?
Werken met één grafische partner bespaart tijd, verlaagt de beheerkosten en zorgt voor consistente huisstijluitingen over alle producten heen. Je hebt één aanspreekpunt voor al je drukwerk en grafische producties, van visitekaartjes en folders tot displays, verpakkingen en beursmateriaal.
De concrete voordelen zijn:
- Minder administratie: één leverancier, één factuurstroom, één crediteur.
- Consistente kwaliteit: alle grafische producten worden geproduceerd met dezelfde standaarden en huisstijlrichtlijnen.
- Snellere doorlooptijden: een vaste partner kent je organisatie, je bestanden en je voorkeuren, waardoor orders sneller worden verwerkt.
- Betere prijsafspraken: een hoger gecombineerd volume bij één leverancier levert doorgaans betere tarieven op.
- Proactieve service: een vaste partner denkt mee, signaleert kansen en lost problemen op voordat ze escaleren.
- Minder risico: je hoeft niet steeds nieuwe leveranciers in te werken of kwaliteit te toetsen bij elke nieuwe opdracht.
Voor organisaties met meerdere vestigingen of grote volumes aan grafische producten is leveranciersconsolidatie op het gebied van drukwerk een van de snelste manieren om de inkoop te optimaliseren zonder in te leveren op kwaliteit of flexibiliteit.
Hoe implementeer je een leveranciersreductie stap voor stap?
Je implementeert een leveranciersreductie door een gestructureerd plan te volgen dat begint met analyse, gevolgd door selectie, overgang en evaluatie. Een gefaseerde aanpak werkt het best, zodat je continuïteit borgt en medewerkers de tijd krijgen om nieuwe werkwijzen te adopteren.
Volg deze stappen voor een effectieve implementatie:
- Analyseer het huidige leveranciersbestand en identificeer overlappende categorieën (zie de stappen bij het in kaart brengen hierboven).
- Stel consolidatiedoelen vast: bepaal per categorie hoeveel leveranciers je wilt overhouden en wat de gewenste eindsituatie is.
- Selecteer de voorkeurspartner(s) op basis van de criteria uit de vorige sectie.
- Informeer interne stakeholders: betrek marketing, inkoop en financiën vroeg in het proces om draagvlak te creëren.
- Maak afspraken met de nieuwe partner: leg afspraken vast over levertijden, kwaliteit, prijzen en communicatie.
- Faseer de overgang: begin met de grootste of meest overlappende categorieën en breid daarna uit.
- Sluit oude leveranciers af: zorg voor een nette beëindiging van lopende contracten en verwijder inactieve leveranciers uit je systemen.
- Evalueer na drie tot zes maanden: meet de besparingen in tijd, kosten en administratie en stuur bij waar nodig.
Een praktische tip: begin met de categorie waar het meeste te winnen valt. Voor veel organisaties is dat drukwerk en grafische producties, omdat dit een categorie is met veel leveranciersfragmentatie en tegelijk een breed aanbod aan full-service partners.
Hoe Printing Group Netherlands helpt met leveranciersconsolidatie
Als je het aantal grafische leveranciers wilt verminderen, bieden wij een directe oplossing. Printing Group Netherlands is een full-service grafische partner die het volledige traject van ontwerp tot levering verzorgt. In plaats van tien verschillende drukkers voor tien verschillende producten, regel je alles bij ons.
Wat wij voor je organisatie regelen:
- Grafisch advies en strategie: we denken mee over materiaal, formaat en afwerking voor elk project.
- Ontwerp en DTP: onze creatieven zorgen voor professionele en huisstijlconforme uitingen.
- Productie van een breed assortiment: van visitekaartjes, folders, brochures en magazines tot displays, verpakkingen, etiketten, banners en beursmateriaal.
- Voorraadbeheer en verzending: we beheren je voorraad en leveren op het juiste moment op de juiste locatie.
- Online klantenportaal: bestel, beheer en volg al je grafische producties eenvoudig via één digitaal platform.
Door al je grafische opdrachten bij ons onder te brengen, beheer je nog maar één leverancier en één factuurstroom voor al je drukwerk. Dat scheelt tijd, verlaagt de beheerkosten en zorgt voor consistente kwaliteit. Bekijk ons volledige dienstenaanbod of neem contact op om te bespreken hoe wij jouw leveranciersbestand kunnen vereenvoudigen.
