Werken met veel verschillende leveranciers kost extra tijd omdat elke leverancier apart beheer vraagt: eigen contactpersonen, offertetrajecten, inkooporders, facturen en leveringsafspraken. Hoe meer leveranciers je beheert, hoe meer administratieve handelingen zich opstapelen. Dit geldt zeker voor organisaties die regelmatig drukwerk en grafische producten bestellen bij meerdere partijen tegelijk. In dit artikel lees je welke concrete tijdvreters en risico’s een versnipperd leveranciersbestand met zich meebrengt en hoe je dit aanpakt.
Hoeveel tijd gaat er verloren aan leveranciersbeheer?
Leveranciersbeheer kost organisaties gemiddeld aanzienlijk meer tijd dan ze beseffen, omdat elke afzonderlijke leverancier een eigen administratief proces vraagt. Voor elk drukwerk of grafisch product moet je opnieuw een offerte opvragen, een leverancier beoordelen, een order plaatsen, een levering controleren en een factuur verwerken. Doe je dat bij vijf verschillende drukwerkleveranciers, dan verveelvoudig je die tijdsinvestering vijfvoudig.
In de praktijk zien marketing- en inkoopafdelingen dit tijdverlies het duidelijkst. Zij schakelen tussen leveranciers voor folders, visitekaartjes, displays, etiketten en beursmateriaal, elk met eigen levertijden, contactpersonen en werkwijzen. De tijd die daarin gaat zitten, is tijd die niet besteed wordt aan inhoudelijk werk.
Concrete tijdvreters bij meerdere leveranciers zijn:
- Offertes opvragen en vergelijken bij verschillende partijen voor elk nieuw product
- Aparte onboarding per leverancier: contracten, leveranciersgegevens en betalingsvoorwaarden vastleggen
- Meerdere contactmomenten voor statusupdates, proefdrukken en correcties
- Factuurverwerking per leverancier, inclusief het matchen van orders en het oplossen van afwijkingen
- Herhaalde briefings omdat elke leverancier opnieuw ingelicht moet worden over huisstijl en specificaties
Welke verborgen kosten kleven aan een versnipperd leveranciersbestand?
Een versnipperd leveranciersbestand brengt verborgen kosten met zich mee die verder gaan dan de directe inkoopprijs. Naast de zichtbare facturen betaal je ook voor de uren die medewerkers kwijt zijn aan coördinatie, de fouten die ontstaan door miscommunicatie en de hogere prijzen die je betaalt als je bij elke leverancier kleine hoeveelheden bestelt.
Organisaties die drukwerk bestellen bij meerdere grafische leveranciers zien deze verborgen kosten op verschillende plekken terugkomen:
- Hogere stuksprijzen door kleine, losse bestellingen zonder volumevoordeel
- Dubbel werk doordat ontwerpen, huisstijlbestanden en briefings steeds opnieuw aangeleverd moeten worden
- Administratieve overhead in de vorm van meer crediteuren, meer betalingsverwerking en meer reconciliatie
- Fouten en herstelkosten die ontstaan doordat specificaties verloren gaan in communicatie met wisselende contactpersonen
- Spoedtoeslagen omdat leveranciers niet op de hoogte zijn van je planning en je vaker last minute moet bijsturen
Het gaat niet alleen om geld, maar ook om risico. Hoe meer schakels er in het proces zitten, hoe groter de kans dat er iets misgaat en hoe meer tijd het kost om dat te herstellen.
Wat zijn de risico’s van kwaliteitsverschillen tussen leveranciers?
Kwaliteitsverschillen tussen grafische leveranciers zijn een reëel risico voor organisaties die drukwerk bij meerdere partijen bestellen. Elke leverancier hanteert eigen materiaalstandaarden, druktechnieken en kleurprofielen, waardoor producten die samen worden gebruikt, zichtbaar van elkaar kunnen afwijken.
Dit risico is het grootst wanneer producten van verschillende leveranciers samen worden ingezet, zoals een brochure, een display en een folder op een beurs. Als de kleuren niet overeenkomen of de papiersoorten duidelijk verschillen, schaadt dat de uitstraling van je merk.
Inconsistente huisstijl als concreet risico
Wanneer visitekaartjes bij de ene leverancier worden gedrukt en briefpapier bij een andere, is de kans groot dat kleuren net iets anders uitvallen. Kleurprofielen, drukpersen en inktsoorten verschillen per productiebedrijf. Zonder centrale aansturing is het moeilijk om deze consistentie te bewaken, zeker als medewerkers zelfstandig bestellen bij leveranciers die zij zelf hebben gevonden.
Kwaliteitscontrole zonder centraal overzicht
Bij meerdere grafische leveranciers ontbreekt vaak een centrale kwaliteitscontrole. Je bent afhankelijk van de eigen kwaliteitsnormen van elke leverancier afzonderlijk, zonder dat iemand het totaalplaatje bewaakt. Fouten worden soms pas ontdekt bij levering, op het moment dat bijsturen duur of onmogelijk is.
Hoe lost één vaste grafische partner dit op?
Eén vaste grafische partner lost de problemen van meerdere leveranciers op door het volledige grafische proces centraal te beheren. Je hebt nog maar één aanspreekpunt, één offertetraject, één factuurstroom en één partij die de kwaliteit bewaakt van begin tot eind. Dat scheelt tijd, vermindert fouten en zorgt voor consistente resultaten.
In plaats van zelf te schakelen tussen een drukker voor folders, een andere partij voor displays en een derde voor etiketten, leg je al deze opdrachten bij één partner neer. Die partner kent jouw huisstijl, jouw voorkeuren en jouw planning, waardoor je briefings korter worden en herhalingsbestellingen vrijwel automatisch verlopen.
De voordelen van consolidatie naar één vaste partner zijn concreet:
- Minder administratie doordat je nog maar één leverancier en één crediteur beheert
- Consistente kwaliteit omdat één partij verantwoordelijk is voor alle grafische producten
- Tijdwinst doordat briefings, goedkeuringen en leveringsafspraken centraal lopen
- Betere prijzen door het bundelen van volumes bij één partner
- Proactieve oplossingen bij spoed of onverwachte problemen, zonder dat je zelf meerdere partijen hoeft te bellen
Voor welke organisaties is consolidatie van leveranciers het meest relevant?
Consolidatie van grafische leveranciers is het meest relevant voor organisaties die regelmatig en gevarieerd drukwerk bestellen, en waarbij meerdere medewerkers of afdelingen betrokken zijn bij het inkoopproces. Hoe groter de variatie in producten en hoe meer mensen er bestellen, hoe meer tijdverlies en kwaliteitsrisico’s er ontstaan bij een versnipperd leveranciersbestand.
In het bijzonder profiteren de volgende organisaties van een geconsolideerde aanpak:
- Bedrijven met meerdere vestigingen die lokaal bestellen maar een uniforme uitstraling willen bewaken
- Marketing- en communicatieteams die verantwoordelijk zijn voor uiteenlopende grafische producten zoals brochures, banners, displays en promotiemateriaal
- Inkoopafdelingen die het aantal crediteuren willen terugdringen en processen willen vereenvoudigen
- Scholen en zorginstellingen die periodiek grote hoeveelheden drukwerk nodig hebben maar beperkte capaciteit hebben voor leveranciersbeheer
- Importeurs en productiebedrijven die grafische producten zoals etiketten, handleidingen en verpakkingen nodig hebben naast hun kernactiviteiten
Voor al deze organisaties geldt dat de tijd en energie die nu naar leveranciersbeheer gaan, nuttiger besteed kunnen worden aan de eigen kernactiviteiten.
Hoe Printing Group Netherlands helpt bij het vereenvoudigen van leveranciersbeheer
Als je herkent dat meerdere leveranciers je organisatie onnodig veel tijd, geld en kwaliteitsrisico’s kosten, dan biedt Printing Group Netherlands een concrete oplossing. Wij nemen het volledige grafische proces uit handen, van advies en ontwerp tot productie en levering, zodat jij nog maar met één partij hoeft te schakelen.
Wat we voor je regelen:
- Grafisch advies en DTP zodat jouw huisstijl consistent wordt toegepast op elk product
- Productie van alle grafische producten, van visitekaartjes en brochures tot displays, etiketten en beursmateriaal
- Kwaliteitscontrole en voorraadbeheer zodat je niet voor verrassingen komt te staan
- Eén aanspreekpunt voor al je grafische opdrachten, ook bij spoed of complexe projecten
- Een online klantenportaal waarmee medewerkers eenvoudig kunnen bestellen binnen jouw huisstijl en budgetafspraken
Wil je weten hoe we dit voor jouw organisatie kunnen inrichten? Bekijk onze complete dienstverlening of neem direct contact op met ons op. We denken graag met je mee over een aanpak die past bij jouw organisatie.
