Zakelijk drukwerk uitbesteden is verstandig zodra de kosten, tijd of expertise voor intern produceren niet meer opwegen tegen de voordelen van een externe grafische partner. Voor de meeste organisaties geldt dit al bij regelmatig terugkerend drukwerk, complexe producties of wanneer huisstijlconsistentie belangrijk is. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wanneer en hoe je drukwerk het beste kunt uitbesteden.
Wat zijn de voordelen van zakelijk drukwerk uitbesteden?
De belangrijkste voordelen van zakelijk drukwerk uitbesteden zijn kostenbesparing, tijdwinst en toegang tot professionele kwaliteit die je intern moeilijk kunt evenaren. Door drukwerk bij een gespecialiseerd grafisch productiebedrijf neer te leggen, hoef je zelf geen kennis op te bouwen over materialen, druktechnieken en afwerkingen. Je concentreert je op je kernactiviteiten, terwijl een expert het productieproces bewaakt.
Concreet levert uitbesteden de volgende voordelen op:
- Lagere kosten per eenheid door grotere oplagen en professionele inkoopkracht
- Consistente huisstijl doordat één partner alle drukwerkproducten beheert en produceert
- Minder leveranciersbeheer wanneer je brochures, folders, etiketten en displays allemaal op één plek bestelt
- Toegang tot een breed productassortiment, van visitekaartjes en briefpapier tot displays, verpakkingen en beursmateriaal
- Snellere doorlooptijden dankzij gevestigde productieprocessen en leveranciersnetwerken
- Professioneel advies over materiaal, formaat en afwerking dat intern vaak ontbreekt
Een bijkomend voordeel is leveringszekerheid. Een vaste grafische partner kent jouw organisatie en kan bij spoedsituaties of onverwachte problemen actief meedenken en snel schakelen. Dat geeft rust, zeker als drukwerk tijdkritisch is voor een campagne, beurs of evenement.
Wanneer is intern drukwerk produceren niet meer rendabel?
Intern drukwerk produceren is niet meer rendabel wanneer de totale kosten van tijd, apparatuur, materialen en kwaliteitsfouten hoger uitvallen dan de prijs van uitbesteden. Dit punt bereiken de meeste organisaties sneller dan ze verwachten, zeker zodra drukwerk regelmatig terugkeert of een professionele uitstraling vereist.
Er zijn duidelijke signalen dat intern produceren zijn grenzen bereikt:
- Medewerkers besteden structureel tijd aan het regelen, controleren of corrigeren van drukwerk
- Kwaliteit schiet tekort, bijvoorbeeld bij kleurafstemming, afwerking of complexe producten
- Kleine oplagen kosten relatief veel doordat interne apparatuur niet schaalbaar is
- Fouten leiden tot herdrukken, waardoor kosten en doorlooptijden oplopen
- Huisstijl raakt inconsistent doordat verschillende medewerkers of vestigingen eigen keuzes maken
Voor grotere organisaties met meerdere vestigingen of afdelingen speelt nog een extra factor: coördinatie. Wanneer iedereen zelf drukwerk bestelt bij wisselende leveranciers, verliezen organisaties het overzicht over kosten en kwaliteit. Centraliseren bij een grafische partner lost dit direct op.
Welke soorten drukwerk zijn het meest geschikt om uit te besteden?
Drukwerk dat regelmatig terugkeert, een professionele afwerking vereist of in grotere oplagen wordt besteld, is het meest geschikt om uit te besteden. Dit geldt voor vrijwel alle zakelijke drukwerkproducten, van eenvoudige flyers tot complexe verpakkingen en meerdelige handleidingen.
In de praktijk zijn dit de categorieën waarbij uitbesteden het meeste oplevert:
Huisstijldrukwerk en communicatiemateriaal
Visitekaartjes, briefpapier, enveloppen, folders en brochures vormen de basis van zakelijke communicatie. Juist voor dit type drukwerk is consistentie belangrijk: lettertype, kleur en papiersoort moeten kloppen. Een grafisch productiebedrijf bewaakt die consistentie en zorgt dat elke nieuwe bestelling aansluit bij eerdere producties.
Promotiemateriaal en beursmateriaal
Roll-up banners, displays, wobblers, lifesizers en ander promotiemateriaal stellen hoge eisen aan drukresolutie en afwerking. Fouten vallen hier direct op. Bovendien zijn deadlines voor beurzen en evenementen hard, waardoor een betrouwbare partner met korte doorlooptijden onmisbaar is. Hetzelfde geldt voor etiketten, verpakkingen en productgerelateerd drukwerk waarbij maatwerk en materiaalkeuze een grote rol spelen.
Hoe kies je de juiste grafische partner voor je organisatie?
De juiste grafische partner voor je organisatie kies je op basis van het productaanbod, de mate van ontzorging, de kwaliteitsborging en de persoonlijke aanspreekbaarheid. Een goedkope online drukker en een full-service grafisch productiebedrijf zijn fundamenteel verschillend, en de keuze hangt af van wat jouw organisatie nodig heeft.
Let bij de selectie op de volgende punten:
- Breed productassortiment: kan de partner alle drukwerksoorten leveren die je nodig hebt, zodat je niet bij meerdere leveranciers hoeft aan te kloppen?
- Full-service of losse producten: biedt de partner ook advies, ontwerp en DTP, of lever je alleen bestanden aan?
- Kwaliteitscontrole: wie controleert het eindproduct voordat het geleverd wordt?
- Schaalbaarheid: kan de partner zowel kleine als grote oplagen verwerken, en ook afwijkende of complexe opdrachten oppakken?
- Persoonlijk contact: heb je een vaste contactpersoon die jouw organisatie kent en snel kan schakelen bij spoedopdrachten?
- Voorraadbeheer en bestelgemak: biedt de partner een portaal of systeem waarmee jij en je collega’s eenvoudig kunnen nabestellen?
Vraag bij twijfel altijd om een proefproject of referenties. Een betrouwbare partner is transparant over zijn werkwijze en denkt proactief mee over jouw drukwerkbehoeften.
Wat kost het om zakelijk drukwerk uit te besteden?
De kosten van zakelijk drukwerk uitbesteden variëren sterk per product, oplage, materiaal en afwerking. Er bestaat geen vaste prijs, maar de totaalkosten liggen voor de meeste organisaties lager dan intern produceren wanneer je ook de verborgen kosten meeneemt: medewerkeruren, apparatuur, fouten en leveranciersbeheer.
Factoren die de prijs bepalen:
- Oplage: hogere oplagen verlagen de kosten per stuk aanzienlijk
- Materiaal en afwerking: speciaal papier, laminaat, folie of maatwerk verhogen de prijs
- Complexiteit: meerdelige producten, meertalige versies of ongebruikelijke formaten kosten meer dan standaardproducten
- Doorlooptijd: spoedopdrachten brengen vaak een toeslag met zich mee
- Dienstverlening: als je ook ontwerp, DTP of voorraadbeheer afneemt, zijn dat aanvullende kosten
Een goede manier om kosten te beheersen is het bundelen van bestellingen. Door meerdere drukwerksoorten bij één partner onder te brengen, bespaar je op administratie, transport en coördinatiekosten. Bovendien bouw je een relatie op waarbij de partner jouw behoeften kent en gerichter advies kan geven over kostenefficiënte keuzes.
Hoe Printing Group Netherlands helpt met drukwerk uitbesteden
Wij nemen het volledige grafische proces uit handen, van het eerste adviesgesprek tot de levering van het eindproduct. Of je nu op zoek bent naar een vaste partner voor terugkerend huisstijldrukwerk of een complex productieproject wilt uitbesteden, wij denken actief mee en zorgen dat het klopt. Concreet bieden wij:
- Grafisch advies over materiaal, formaat, afwerking en druktechniek
- Ontwerp en DTP voor organisaties zonder eigen grafische afdeling
- Productie en kwaliteitscontrole van een breed assortiment grafische producten, van brochures en etiketten tot displays en verpakkingen
- Online klantenportaal waarmee jij en je collega’s eenvoudig drukwerk kunnen bestellen en nabestellen
- Persoonlijk contact met een vaste adviseur die jouw organisatie kent en snel schakelt bij spoedopdrachten
Meer dan 1200 bedrijven en organisaties vertrouwen op Printing Group Netherlands als hun grafische partner. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Bekijk dan onze complete dienstverlening of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
