Bijna alle onderdelen van grafische productie kun je uitbesteden: van ontwerp en DTP tot drukwerk, afwerking, verpakking en verzending. Welke onderdelen het meest logisch zijn om uit handen te geven, hangt af van je interne capaciteit, de complexiteit van je opdrachten en hoe vaak je grafische producten nodig hebt. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over het uitbesteden van grafische productie.
Welke onderdelen van grafische productie zijn het makkelijkst uit te besteden?
De onderdelen die het makkelijkst uit te besteden zijn, zijn de stappen die specialistische kennis, apparatuur of tijd vragen die de meeste organisaties intern niet hebben. Denk aan drukwerk, afwerking, verpakking en logistiek. Maar ook ontwerp, DTP en materiaalkeuze zijn voor veel bedrijven logische onderdelen om extern neer te leggen.
In de praktijk zijn dit de onderdelen die organisaties het vaakst uitbesteden:
- Drukwerk en productie: Offsetdruk, digitaaldruk en speciale druktechnieken vereisen dure apparatuur en vakkennis die intern zelden aanwezig zijn.
- Afwerking: Lamineren, stansen, rillen, nieten of inbinden zijn bewerkingen die een drukkerij of grafisch productiebedrijf efficiënter uitvoert dan een interne afdeling.
- DTP en opmaak: Het aanpassen van bestanden aan drukspecificaties vraagt kennis van kleurprofielen, uitloopmarges en bestandsformaten.
- Logistiek en verzending: Verpakken, samenstellen van pakketten en rechtstreeks leveren aan meerdere locaties of relaties.
Minder vanzelfsprekend, maar zeker mogelijk om uit te besteden, zijn voorraadbeheer en bestelbeheer. Sommige grafische partners bieden een online portaal waarmee medewerkers zelf bestellingen plaatsen binnen vooraf vastgestelde huisstijlkaders.
Wat is het verschil tussen ontwerp en DTP uitbesteden?
Ontwerp uitbesteden betekent dat een externe partij het creatieve concept en de visuele vormgeving verzorgt. DTP uitbesteden gaat over het technisch opmaken van bestanden zodat ze klaar zijn voor druk. Het zijn twee aparte disciplines, al worden ze vaak samen aangeboden door grafische dienstverleners.
Grafisch ontwerp omvat het bedenken van de lay-out, kleurkeuze, typografie en de visuele communicatie van een boodschap. Een ontwerper zorgt ervoor dat het eindproduct aansluit bij de huisstijl en het doel van de communicatie.
DTP (Desktop Publishing) is het technische proces waarbij een ontwerp wordt omgezet naar een drukklaar bestand. DTP-specialisten werken met programma’s als InDesign of Illustrator en houden rekening met afloopmarges, kleurprofielen (CMYK), resolutie en bestandsformaten die een drukkerij vereist.
Voor organisaties die al een eigen huisstijl en ontwerpen hebben, is het uitbesteden van alleen DTP vaak voldoende. Heb je geen ontwerpcapaciteit in huis, dan is het slim om beide samen uit te besteden bij één partij, zodat er geen afstemming verloren gaat tussen de creatieve en technische fase.
Wanneer is het slim om drukwerk volledig uit te besteden?
Het is slim om drukwerk volledig uit te besteden wanneer je intern geen grafische kennis of productiecapaciteit hebt, wanneer je regelmatig uiteenlopende producten nodig hebt, of wanneer de coördinatie van meerdere leveranciers te veel tijd kost. Een volledige uitbesteding bespaart tijd en voorkomt fouten in het productieproces.
Concrete situaties waarin volledige uitbesteding van drukwerk voordeel oplevert:
- Je organisatie heeft meerdere vestigingen die elk eigen drukwerk bestellen.
- Je werkt met complexe producten zoals meertalige handleidingen, verpakkingen of speciale afwerkingen.
- Je hebt wisselende volumes en wil geen vaste drukkosten of voorraden beheren.
- Je marketingafdeling besteedt te veel tijd aan het coördineren van drukwerkopdrachten.
- Je hebt spoedopdrachten waarbij snelheid en leveringszekerheid belangrijk zijn.
Organisaties die hun grafische productie volledig uitbesteden aan één vaste partner, reduceren het aantal leveranciers dat ze moeten beheren. Dat scheelt administratie, crediteuren en interne afstemming.
Hoe werkt het uitbesteden van grafische productie in de praktijk?
In de praktijk begint het uitbesteden van grafische productie met een briefing: je geeft aan wat je nodig hebt, voor wanneer en met welk doel. De grafische partner neemt vervolgens de verdere coördinatie over, van materiaalkeuze en productie tot kwaliteitscontrole en levering.
Een typisch traject ziet er zo uit:
- Briefing: Je omschrijft het product, de oplage, het formaat, de gewenste afwerking en de deadline.
- Advies en offerte: De grafische partner adviseert over materiaal, druktechniek en afwerking, en brengt een offerte uit.
- Ontwerp en DTP: Indien gewenst verzorgt de partner het ontwerp of maakt bestaande bestanden drukklaar.
- Productie: Het drukwerk wordt geproduceerd bij de meest geschikte drukkerij of productiepartner.
- Kwaliteitscontrole: Het eindproduct wordt gecontroleerd voordat het wordt verzonden.
- Levering: Het product wordt geleverd op het gewenste adres of meerdere locaties.
Voor terugkerende opdrachten werken veel organisaties met een online bestelportaal. Medewerkers kunnen dan zelfstandig producten nabestellen binnen de goedgekeurde huisstijl, zonder dat daar elke keer een volledige briefing voor nodig is.
Welke grafische producten kun je als organisatie laten produceren?
Als organisatie kun je vrijwel elk grafisch product laten produceren: van standaard drukwerk zoals visitekaartjes, folders en brochures tot complexere producten zoals verpakkingen, displays, etiketten, boeken en beursmateriaal. Een full-service grafische partner regelt ook afwijkende of samengestelde opdrachten.
Veelgevraagde grafische producten per categorie:
- Huisstijldrukwerk: Visitekaartjes, briefpapier, enveloppen, watermerkpapier
- Marketingmateriaal: Folders, flyers, brochures, catalogi, magazines
- Boeken en publicaties: Softcover- en hardcoverboeken, handleidingen, formulieren
- Displays en promotiemateriaal: Roll-up banners, displays, wobblers, lifesizers, toonbankdisplays
- Verpakkingen: Magneetdozen, brievenbusdozen, etiketten op rol, relatiepakketten
- Evenementen en beurzen: Beursmateriaal, banderollen, abri’s
- Relatiegeschenken: Notitieboekjes, kalenders, bureaukalenders
Ook complexe of gecombineerde opdrachten, zoals het samenstellen en vullen van relatiepakketten of het produceren van meertalige documentatie, zijn mogelijk bij een grafische partner met een breed leveranciersnetwerk.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een grafische productiepartner?
Bij het kiezen van een grafische productiepartner let je op de breedte van het productaanbod, de kwaliteit van het advies, de leveringsbetrouwbaarheid en de mogelijkheid om het volledige traject van ontwerp tot levering bij één partij neer te leggen. Een vaste partner biedt meer voordelen dan losse leveranciers per opdracht.
Concrete punten om te vergelijken:
- Volledigheid van de dienstverlening: Biedt de partner alleen drukwerk, of ook ontwerp, DTP, afwerking, voorraadbeheer en verzending?
- Productbreedte: Kan de partner zowel standaard drukwerk als complexe of afwijkende producten leveren?
- Persoonlijk contact: Is er een vaste contactpersoon die je opdrachten kent en meedenkt bij problemen?
- Snelheid en spoedlevering: Hoe gaat de partner om met urgente opdrachten of onverwachte situaties?
- Online bestelomgeving: Is er een portaal waarmee medewerkers eenvoudig kunnen nabestellen?
- Ervaring met jouw sector: Heeft de partner ervaring met organisaties zoals de jouwe, inclusief specifieke eisen rondom huisstijl of compliance?
Een goede grafische partner denkt niet alleen mee over het product, maar ook over het proces. Dat betekent: proactief advies over materiaalkeuze, signaleren van mogelijke problemen in een bestand en meebewegen als een deadline verandert.
Hoe Printing Group Netherlands helpt met grafische productie uitbesteden
Wij zijn een full-service grafische partner voor bedrijven, scholen, zorginstellingen, overheidsorganisaties en multinationals. Je kunt bij ons terecht voor het volledige traject: van grafisch advies en ontwerp tot productie, kwaliteitscontrole en levering. Zo hoef je zelf geen leveranciers te coördineren en weet je zeker dat alles klopt.
Wat wij voor je regelen:
- Grafisch advies over materiaal, druktechniek, formaat en afwerking
- Ontwerp en DTP voor nieuwe producten of het drukklaar maken van bestaande bestanden
- Productie van standaard en complexe grafische producten, ook in kleine of grote oplages
- Logistiek inclusief verpakken, samenstellen en leveren aan één of meerdere locaties
- Online bestelportaal voor eenvoudig bestelbeheer binnen je huisstijl
Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Bekijk ons volledige overzicht van grafische diensten of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Printing Group Netherlands denkt graag met je mee over de beste aanpak voor jouw grafische producties.
